Politique de confidentialité
  1. La présente Politique de confidentialité énonce les pratiques de R&C Avocats S.e.n.c.r.l. (« R&C Avocats ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation de vos renseignements personnels. Les avocat(e)s, stagiaires et étudiant(e)s oeuvrant au sein de R&C Avocats s’engagent à respecter les règles et les procédures contenues dans la présente politique et à prendre les moyens nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels détenus dans le cadre de leurs activités professionnelles.
  2. En nous fournissant vos renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez le traitement énoncé dans la présente Politique et vous autorisez les avocat.es, stagiaires et étudiant.es oeuvrant au sein de R&C Avocats et leurs fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels conformément à celle-ci.
  3. Dans certaines situations, nous pourrons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels au moment de recueillir ceux-ci, notamment au moyen d’un formulaire de consentement.
  4. R&C Avocats n’est pas responsable à l’égard de sites Web de tiers, notamment ceux de ses fournisseurs de services. Si vous consultez des sites Web de tiers, vous devrez vérifier leurs propres politiques en matière de confidentialité au sujet de vos renseignements personnels.
    5. Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet?
  5. Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, l’expression « renseignement personnel » vise tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier directement ou indirectement.
  6. Nous recueillons, traitons et conservons différents types de renseignements personnels dans le cadre de l’exécution de nos mandats professionnels, afin de procéder au recrutement de personnel ou pour la gestion des affaires, y compris dans le but d’éviter les conflits d’intérêts, et notamment mais sans s’y limiter :
    • des renseignements biographiques de base, comme votre nom, votre emploi et votre date de naissance;
    • vos coordonnées de contact personnelles et/ou professionnelles (numéro de téléphone, courriel, adresse postale, etc.);
    • des renseignements relatifs à la facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
    • des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, d’un passeport ou d’une facture d’un service public, une preuve de propriété véritable ou des renseignements sur la provenance de fonds, nécessaires pour se conformer aux lois en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et recueillies dans le cadre de nos procédures d’acceptation d’une relation client et de surveillance continue;
    • l’ensemble des renseignements personnels fournis par vous-mêmes ou pour votre compte relatifs à la prestation de nos services professionnels ou générés lors de ceux-ci, lesquels pourraient comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels (notamment l’origine raciale ou ethnique, les antécédents judiciaires, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, la santé ou l’orientation sexuelle, etc.);
    • l’ensemble des renseignements personnels nécessaires au respect de nos obligations légales et réglementaires;
    • en cas de recrutement, les renseignements personnels pertinents communiqués par le ou la candidat(e) ou ceux qu’il nous permet d’obtenir d’un tiers (curriculum vitae, renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, lettres de référence, etc.) et,
    • tous les autres renseignements personnels qui peuvent nous être fournis dans le cadre de nos activités professionnelles, incluant des photographies, des fichiers audio et/ou vidéo.
  7. Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet de tiers (comme vos clients, vos proches, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires, etc.), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisés que vous nous fournissez leurs renseignements et avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements.
    8. Comment recueillons-nous des renseignements personnels à votre sujet?
  8. Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de plusieurs façons différentes :
    • lorsque vous nous les fournissez directement, en communiquant avec nous par courriel, par téléphone ou en personne, à partir du site web ou autrement, lorsque vous remplissez nos formulaires en ligne ou papier ou par plateformes de partage de fichiers;
    • lorsque vous fournissez volontairement vos renseignements personnels au soutien de votre candidature pour un poste chez R&C Avocats;
    • des sources disponibles publiquement; ou
    • par le biais de sources tierces, par exemple, lorsque nous recueillons des renseignements à votre sujet pour nos vérifications légales et réglementaires. Cependant, lorsque nous recueillons des renseignements personnels auprès de tiers, un formulaire spécifique attestant du consentement écrit de la personne concernée est utilisé.
  9. Les avocat.es, stagiaires et étudiant.es oeuvrant au sein de R&C Avocats auront accès à vos renseignements personnels lorsque nécessaire pour :
    • la conclusion d’un contrat de services avec vous, y compris la prévention du conflit d’intérêts;
    • la prestation de services professionnels et l’exécution du mandat confié;
    • répondre à nos obligations légales et réglementaires;
    • prévenir la fraude;
    • répondre à un intérêt légitime de R&C Avocats ou des avocat(e)s et des stagiaires y oeuvrant;
    • réorganiser ou modifier notre entreprise;
    • dans le cadre d’un processus de recrutement ou
    • lorsque nécessaire à la gestion des affaires de R&C Avocats ou des avocat(e)s y oeuvrant, y compris à des fins de développement des affaires, de recouvrement (notamment par le biais d’agences de recouvrement de créances) ou de comptabilité;
  10. Nous considérons que lorsque nous recueillons un renseignement personnel directement auprès de vous ou de votre représentant, vous consentez à l’obtention de ce renseignement et à son utilisation pour les fins stipulées au paragraphe 9 de la présente Politique.
  11. Lorsqu’un avocat(e), stagiaire ou étudiant(e) oeuvrant au sein de R&C Avocats désire utiliser un renseignement personnel à d’autres fins que celles prévues au paragraphe 9 de la présente Politique, il obtient le consentement de la personne concernée.
  12. Nous pouvons également transférer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services auxquels nous faisons appel dans le cadre de nos services professionnels ou pour soutenir les opérations de R&C Avocats (voir la section « Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels? »).
  13. Nous ne vendons jamais les renseignements personnels que nous détenons.
    14. Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels?
  14. Vos renseignements personnels peuvent être partagés au sein du personnel de R&C Avocats lorsque nécessaire pour les fins stipulées au paragraphe 9 de la présente Politique.
  15. Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec nos fournisseurs de services (par exemple, nos conseillers juridiques ou comptables).
  16. En outre, nous pouvons partager vos renseignements personnels aux experts qui sont engagés dans le cadre des services que nous fournissons à nos clients et avec leur consentement préalable. Dans ce cas, le mandat doit être confié par écrit et contenir des instructions écrites relatives au respect de la confidentialité des renseignements personnels communiqués.
  17. Nous pouvons également partager vos renseignements personnels à l’acquéreur, au successeur ou au cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable.
  18. Par ailleurs, nous pouvons partager vos renseignements personnels pour répondre à nos obligations légales ou réglementaires auprès d’organismes gouvernementaux, réglementaires ou d’application de la loi.
  19. Finalement, nous pouvons partager vos renseignements personnels aux autres parties impliquées à votre dossier, dans la mesure où nous estimons que cela est requis par la nature du mandat et dans votre intérêt.
  20. Dans les autres cas, aucun membre de R&C Avocats ne peut divulguer à des tiers des renseignements personnels obtenus dans le cadre d’un mandat sans avoir obtenu le consentement de la personne concernée.
  21. Dans tous les cas, à défaut d’un consentement, nous limitons les renseignements que nous fournissons à l’externe aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires.
    22. Où conservons-nous vos renseignements personnels?
  22. Certains de vos renseignements personnels sont détenus physiquement, sur support papier, au bureau de R&C Avocats et/ou dans sa voûte sécurisée. D’autres renseignements personnels sont détenus en format numérique dans nos systèmes informatiques, sur des ordinateurs ou des serveurs nous appartenant et/ou dans des serveurs appartenant à des fournisseurs de services. Dans ce contexte, il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur de la province de Québec.
    23. Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
  23. Nous conserverons les renseignements personnels obtenus dans le cadre de l’exécution d’un mandat pendant une période minimale de sept (7) ans à compter de la fermeture du dossier pour lequel ils ont été recueillis, suivant la réglementation à laquelle les membres du Barreau sont assujettis.
  24. Quant aux autres renseignements personnels, nous les conservons aussi longtemps que nécessaire pour l’accomplissement des fins auxquelles ils ont été recueillis et des autres fins connexes autorisées, ainsi que pour assurer le respect de nos obligations légales et réglementaires. Si vos renseignements personnels sont utilisés à des fins multiples, nous les conserverons jusqu’à l’accomplissement des fins nécessitant la période la plus longue mais nous cesserons de les utiliser à des fins précises aussitôt que les fins en question auront été accomplies.
    25. Comment nous protégeons-nous vos renseignements personnels?
  25. La sécurité de vos renseignements personnels est importante. Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels recueillis dans le cadre de l’exécution des mandats qui nous sont confiés et à assurer la sécurité des informations détenues en mettant en place des mesures appropriées aux circonstances.
  26. Bien qu’on ne puisse garantir qu’une transmission de données (notamment par Internet ou sur un site Web) soit à l’abri d’une intrusion, nous mettons en œuvre diverses mesures physiques (bureau et salle d’archives verrouillés), techniques et administratives pour aider à protéger les renseignements personnels contre la consultation, l’utilisation, la divulgation, la modification ou la destruction non autorisées.
  27. Les renseignements que vous nous fournissez sont stockés physiquement dans nos bureaux, sur nos ordinateurs ou sur nos serveurs sécurisés ou sur ceux de nos fournisseurs de services et ils sont consultés et utilisés sous réserve de nos politiques et normes en matière de sécurité, ou de celles convenues avec nos fournisseurs de services.
  28. Tous les membres de R&C Avocats, les employé.es et les fournisseurs de services qui traitent des renseignements personnels pour notre compte sont tenus par entente de respecter la confidentialité des renseignements personnels.
  29. Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou nous fournissez. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont reproduites ci-bas.
    30. Quels droits avez-vous relativement à vos renseignements personnels?
  30. La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Plus particulièrement, vous disposez des droits suivants :
    • Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, si oui, demander d’avoir accès à ces renseignements personnels. Vous pouvez en faire la demande en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@rcavocats.ca;
    • Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet ou de le mettre à jour. Vous pouvez en faire la demande en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@rcavocats.ca;
    • Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez en faire la demande en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@rcavocats.ca;
    • À compter du 22 septembre, 2024, vous pouvez nous de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez en faire la demande en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@rcavocats.ca;
  31. De telles demandes sont gratuites, sauf en ce qui concerne les frais de reproduction de documents, le cas échéant.
  32. Bien que notre politique vise à respecter votre droit à la confidentialité, sachez que votre exercice de ces droits peut faire l’objet de certaines exceptions afin de protéger l’intérêt public (p. ex. la prévention ou la détection d’un crime) ou nos intérêts (p. ex. le maintien du secret professionnel de l’avocat ou le respect d’une entente contractuelle) et que certains de ces droits peuvent être limités (par exemple, le droit de retirer son consentement) lorsque nous sommes tenus ou autorisés par la loi à continuer de traiter vos renseignements personnels afin de défendre nos droits légaux ou de nous acquitter de nos obligations légales et réglementaires.
  33. En outre, avant de donner suite à votre demande d’exercice de vos droits, notre responsable de la protection des renseignements personnels devra valider votre identité afin de s’assurer de protéger la confidentialité de votre dossier.
    34. Comment joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels?
  34. Pour poser une question, formuler un commentaire à l’égard de la présente Politique, exercer vos droits, déposer une plainte, signaler un incident ou obtenir de l’information au sujet de la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel au : confidentialite@rcavocats.ca ou par la poste, à l’adresse suivante, à l’attention du « Responsable de la protection des renseignements personnels » :
    R&C Avocats S.e.n.c.r.l.
    Complexe Jules-Dallaire, Tour 2, bureau 395
    2828, boulevard Laurier
    Québec (QC) G1V 0B9
    35. Comment pouvez-vous formuler une plainte concernant notre traitement de vos renseignements personnels?
  35. R&C Avocats prend très au sérieux les demandes, les plaintes et les commentaires sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels au confidentialite@rcavocats.ca pour soumettre des plaintes ou des commentaires quant à nos pratiques en matière de protection de vos renseignements personnels.
  36. La plainte doit être formulée par écrit et contenir les renseignements suivants : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, une description de l’évènement à l’origine de la plainte et le correctif recherché.
  37. Votre plainte sera examinée dans un délai de trente (30) jours par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute loi applicable. En outre, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec en consultant son site Web. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
    38. Comment pouvons-nous mettre à jour la Politique?
  38. Nous pouvons modifier le contenu de nos sites Web sans préavis et, par conséquent, notre Politique peut changer dans l’avenir. Nous vous invitons donc à l’examiner lorsque vous visitez le site Web afin de demeurer informé au sujet de la manière dont nous utilisons vos renseignements personnels.
  39. La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois le 15 juin 2024.
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